Secretaria General - Administración Documentaria y Archivo General
Es la Unidad de apoyo encargada de administrar el Sistema de Tramite Documentario y de Archivo de la Municipalidad Provincial de Maynas.
Son funciones específicas de la Unidad de Administración Documentaria y Archivo General:
- Programar, dirigir, ejecutar, coordinar, controlar y evaluar las actividades del sistema de trámite documentario y del archivo general de la Municipalidad.
- Recepcionar, registrar, clasificar, controlar y resguardar la documentación y expedientes cuyo trámite se desarrolla en la Municipalidad Provincial de Maynas.
- Distribuir oportunamente los documentos y expedientes que ingresan y salen de la Municipalidad Provincial de Maynas, de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General y demás normas establecidas al respecto.
- Controlar el flujo y ubicación de los documentos dentro de la Municipalidad, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
- Orientar e informar a los administrados y público en general sobre el estado de tramitación de sus expedientes, así como sobre los procedimientos administrativos, servicios prestados en exclusividad y servicios cuya prestación no es exclusiva por parte de la Municipalidad Provincial de Maynas.
- Emitir copias certificadas de los documentos a cargo de la Municipalidad.
- Organizar y controlar los mecanismos de Archivo y conservación de los documentos.
- Coordinar con todas las dependencias de la Municipalidad para el envío de documentación al Archivo General de la Municipalidad Provincial de Maynas.
- Efectuar la codificación del archivo general y archivar los expedientes que correspondan, previa clasificación de los mismos.
- Efectuar las eliminaciones documentales de conformidad con su período legal de conservación y procedimiento establecido, con opinión favorable de la Comisión Técnica de Archivos de la Municipalidad Provincial de Maynas y la autorización correspondiente del Archivo General de la Nación.
- Mantener actualizado el archivo general de la Municipalidad Provincial Maynas.
- Proponer normas sobre trámite documentario y archivo municipal, velando por su cumplimiento una vez aprobados.
- Fedatizar documentos para trámites internos, de conformidad con la Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Dirigir, regular y atender las reclamaciones formuladas por los ciudadanos en el Libro de Reclamaciones, conforme a las normas vigentes que regulan la materia y directivas institucionales, cuando no se haya designado al funcionario responsable de este servicio.
- Elaborar y ejecutar su Plan Operativo Institucional, cuadro de necesidades, presupuesto anual, instrumentos de gestión e información estadística de su competencia.
- Coordinar y brindar información necesaria para la implementación de mejoras en los procesos de su competencia.
- Implementar y ejecutar la gestión por procesos, según los lineamientos y metodologías establecidas.
- Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia, a través de directivas, procedimientos y otros documentos.
- Efectuar otras funciones afines que le asigne la Secretaría General en materia de su competencia.
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